仪器设备入库登记验收暂行规定

为了提高工作质量，规范仪器设备入库验收和设备登录工作，特制定本暂行规定。

一、时间规定：当月登记的设备必须当月到资产处审核。每年12月25日为当年最后一天报账工作日，已经在网上登记的设备超过此限期的，系统将自动删除数据。

二、仪器设备验收单必须有资产干事和领用人本人亲笔签名章。无亲笔签名或盖章的计算机打印验收单为无效凭证。

三、经办人到二级单位设备干事处或资产处办理验收登记时，必须携带签好字的购货合同和发票、产品说明书及合格证。

四、按照仪器设备登记验收时的录入顺序，各字段名的书写规则或内容规定如下：

1、成批条数：当同一单位（单位代码相同）同时购买相同型号、规格、单价的设备，且领用人为同一人时，可在“成批条数”字段录入设备台数。

2、领用单位：

⑴领用单位可从屏幕上显示的菜单中选择。

⑵ 直接输入单位代码时，应以最小单位代码为准。四位数的单位代码不能用，单位代码为六位数但还有下级单位即还有八位数代码单位的，应输入八位代码。比如： 

● 2001和200101都是党委办公室的代码，输入以200101为准。

● 010202为资源安全实验室的六位代码，但其下还有01020201岩土力学分室等八位代码的单位，因此录入时应选八位代码。

3、仪器编号：由系统自动生成，不输入。

4、单价：①国内购置的设备，单价必须与发票金额一致，包括买价、运杂费、税费等，以元为单位，保留两小数。

②进口设备的单价，包括买价、关税、运杂费、报关费用、保险费、商检费。

5、分类号：以教育部高教司编著的《固定资产分类及编码》为标准，查找相同或相近的仪器设备分类号。一般情况下分类号应精确到8位数，至少六位数。部分常见仪器设备名称的标准表达形式见附件中的表一。

6、仪器名称：在输入分类号以后，系统会自动产生与此对应的仪器名称。当分类号不能精确到8位数时，仪器名称应以产品说明书上的实际名称为准。部分常见仪器设备名称的标准表达形式见附件中的表一。

7、型号、规格：

①以产品说明书上标明的型号、规格为准。

②10万元以上仪器设备必须详细填写型号规格。

③计算机的“型号”栏填品牌型号，如“联想启天M430E”，“规格”栏填CPU/内存/硬盘/显示器/光驱。

④空调机的“型号”栏填品牌型号，“规格”栏填功率。

⑤天平的“规格”栏内标明量度、量程。

⑥型号和规格填写的内容不能重复。没有型号、规格的产品，输入“*”。

8、国码和国别：以产品的实际产地为标准，跨国公司的产品以生产厂家所在地为准。如DELL公司原装进口产品的国别填美国，国码840。但DELL厦门公司所产计算机，其产地填中国，代码填156。

9、厂家：指产品的厂家标准名称，如“戴尔电脑公司”，“惠普公司”等。部分常见品牌的厂家名称见附件中的表二。

  10、出厂号：有出厂号的仪器设备，应填写出厂号，没有出厂号的可不填，10万元以上的大型仪器设备必须填出厂号。

11、购置日期：年份用四位数，月份用两位数，而且必须填到月份。如2006.06。

12：出厂日期：以产品合格证或产品本身标明的出厂日期为准，且必须早于购置日期。书写要求与购置日期相同。

13、现状：新购设备系统默认为“1.在用”。

14：领用人：领用人一般是直接使用设备或对设备安全负责的人。领用人姓名为单名时中间不空格。

15、经费科目：

① 教学：用学校本科教学业务费、教学设备购置费购置的仪器设备。如用教学实材费、教学设备购置费和大学生创新创业基金购置的仪器设备。

② 科研：用学校科研经费购置的仪器设备。经费科目填科研的仪器设备，在“科研号”字段必须加注具体科研财务账号（13位数）。如各种纵向科研经费、横向科研经费、科研管理费。

③ 基建：用基本建设经费购置的仪器设备，经费科目填“基建”。

④ 自筹：各单位用自筹经费如发展基金等购置的设备。

⑤ 贷款：以各种贷款购置的设备。包括从银行、非银行金融机构以及从国家政府机构取得的各类贷款，不包括从本校内部银行取得的贷款。

⑥ 捐赠：接受外单位或个人捐赠的仪器设备或用捐赠货币资金购置的仪器设备。设备登记入库时应保留捐赠材料复印件。

⑨其它：除上述经费以外购置的仪器设备。如省重点学科资金购置的设备；修缮费购置的设备。

A．研究生：以研究生业务费购置的仪器设备。如研究生教学经费、优秀博士论文奖金等。

B．配套：以学校专项资金购置的仪器设备。如在学校配套资金中使用引进人才科研费、博士后科研费、长江学者、升华学者、芙蓉学者基金购置的仪器设备。

C．行政：党群行政机关以各种行政经费、运转费购置的设备。

D．211经费：以“211工程”中央专项资金购置的设备

E．十五投资：以十五投资中央专项资金购置的设备。

F．985经费：以“985”中央专项资金购置的设备。如用引进人才科研费、博士后科研费、长江学者、升华学者、芙蓉学者基金购置的设备。

16、国标分类号：由系统自动产生，不填。

17、经手人：指办理设备登记人的姓名。单名中间不空格。

18、使用方向：

①教学：直接用于教学的各二级学院所使用的设备。包括各二级学院行政管理部门使用的设备，体育部、图书馆、现代教育技术中心、网络学院、高教所、动物学部等单位所使用的设备。

②科研：直接用于科研的设备和科研单位行政管理部门使用的设备。

③行政：党群行政部门使用的设备。

④生活：用于师生员工生活福利的设备。包括后勤集团所有设备、职工医院的设备。

⑤生产：校办产业单位使用的设备

⑥技术开发：

⑦社会服务：

⑧其它：附属单位和直属单位使用的设备。包括出版社、学术期刊中心、附属中小学、档案馆等单位使用的设备。

19、使用单位号：由系统自动生成。

20、科研号：由科研经费购置的设备，填科研财务给定的13位数账号。

21、单据号：填发票号码。

22：设备号：不填

23、供货商：要求填写供货合同所注明的供货商。

24、存放地点1：填写校区代码，湘雅校区为XY，铁道校区为TD，校本部为BB

25、存放地点2：。填写设备存放的楼栋名称、房号。10万元以上设备必须填写。

26、备注：需要特别说明的事项，可在备注栏内填写。如外币币种。

 

 

 

 

 

 

部分常见品牌厂家名称

美的电器股份有限公司

格力电器股份有限公司

惠普公司

索尼公司

戴尔电脑公司

联想电脑集团

清华同方电脑公司

IBM电脑公司

海尔集团

三星电子集团