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中南大学仪器设备的账、卡片、验收单及报废单等单据

的管理规定

一、二级单位资产干事应能上仪器设备网络版进行常用功能(录入与查询)操作,年终应将本单位仪器设备的分户数据存盘备查(并需打印一份留存,打印的数据项应有①领用单位号②单位名称③仪器编号④分类号⑤仪器名称⑥型号⑦规格⑧单价⑨厂家⑩购置日期⑾现状⑿领用人⒀经费科目⒁经手人等内容)。

二、二级单位建账、建卡经办人在资产管理处办妥建账、建卡手续后,即领取卡片和条形码标签,回单位后应即时将条形码标签张贴在该仪器设备正面右上角。凡由二级单位资产干事统一建账、建卡,条形码标签亦应即时张贴。对无法张贴的条形码标签,单位办理建账、建卡人员,应及时将该标签交该台设备的卡片管理人保存。

单位办理建账、建卡人员应及时将卡片交资产干事。

卡片由资产干事保存,或统一由资产干事分发到各实验室设备管理员保存。

三、二级单位建账、建卡经办人在资产管理处办妥建账、建卡手续后,由资产管理处打印验收单(三份),其中二份留存计财处(一份由经办人交计财处报账,一份由资产管理处作为季度报表附件送计财处),另一份由资产管理处存档。低值设备验收单打印四份,其中一份代替卡片,由二级单位资产干事存查,或由其下发至各实验室设备管理员保存。

四、仪器设备卡片,不论是由资产干事集中保管或是由各实验室设备管理员保管,均要经常保持每台设备的账卡物相符。

经二级单位初审同意处置(处置方式包括报废、被盗、丢失、出售、转让、捐赠等)的仪器设备,各单位在上报“仪器设备报废申请表”及有关报告时,应附有该台设备卡片。经学校或上级有关部门终审并批复同意处置的设备,资产管理处将返回二级单位审批件(复印)一份,未下达终审批复的,资产管理处将卡片与相关材料退回二级单位。

五、仪器设备卡片分正、反两面,正面主要反映该台设备的主要信息,反面主要登记该台设备变动情况、清查情况以及价值增减记录。

变动情况是指新购置设备的首次领用登记和领用人(或单位)发生变更时办理交接记录情况。首次登记和发生变更登记时,除相关人员签名外,资产干事应在“主管”栏内签名。

清查情况是指学校或二级单位组织清查时对该台设备的清查现场记录,现场清查时,对账卡物相符且使用正常的设备,应由卡片管理人在“备注”栏内写明:某年某月某日已清、正常。对账卡物不相符、使用不正常的设备,应另行填表上报。

六、二级单位各实验室设备管理员应妥善保管好已经审核批准并由学校收回的报废设备“仪器设备报废申请表”,年终,应将本室全年报废设备数据汇总后报二级单位资产干事,资产干事应掌握本单位全年的报废设备全部情况,并保存好各室报来的已报废设备汇总表。

七、二级单位资产干事应妥善保管好内部调拨单、移交清单、被盗等非正常损失报批审批单以及其他涉及仪器设备变动的单据。资产干事应监督各实验室设备管理员、仪器设备变动人员即时在卡片上完成相关手续。

八、二级单位定期自行组织检查本单位仪器设备综合管理情况,包括仪器设备卡片(含低值设备验收单)、有关单据的保存情况,条形码张贴以及账卡物相符情况等,资产管理处组织不定期的抽查,并将检查和考核结果上网公布。

中南大学资产管理处

00七年一月十八日

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